KEP Nedir?

KEP, e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli bir e-posta iletim hizmetidir. KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına olanak sağlayan bir sistemdir.

Çalışanlara Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Üzerinden Gönderim Yapılması Personelce İmzalanmış Ve Muhteviyatı Kabul Edilmiş Sayılır Mı?

Teknolojinin sağladığı imkânlarla son yıllarda iş süreçlerinde hızlı bir dijitalleşme ve elektronik ortamda yürütülen işlemlerde artış görülmektedir. Buna bağlı olarak bazı işyerlerinde, personel özlük belgelerinde, bordrolama ve diğer yasal dokümanlarda basılı ve ıslak imzalı belge yerine online ortamda e-imzalı (KEP) dosyalamanın tercih edildiği görülmektedir.

 Elektronik dokümantasyonun İK ve muhasebe süreçlerine çok büyük kolaylık ve hız kazandırdığı bilinmekle birlikte, maalesef bu konuyu düzenleyen temel mevzuatımız (iş, sosyal güvenlik ve vergi), halen basılı ve ıslak imzalı belge esasına dayanmaktadır. Elektronik tebligat, kayıtlı elektronik posta (KEP) ve benzeri dijital dokümantasyona dair değişiklikler, halen bu temel mevzuata girmemiş ve gerekli güncellemeler yapılmamıştır. Dolayısıyla gerek müfettiş denetimlerinde gerekse yargıya intikal eden işçi-işveren uyuşmazlıklarında, halen basılı ve ıslak imzalı belgeler üzerinden inceleme yürütülmektedir.

Konuyla İlgili Samsun Bam 8. Hukuk Dairesi Kararı;

İşverenlerimizi Yakından ilgilendiren bu konuda Samsun Bölge İdaresi Mahkemesi Ücret Hesap Bordroları ile ilgili Önemli bir karar vermiştir(Samsun Bölge Adliye Mahkemesi, 8. Hukuk Dairesi E. 2023/349 K. 2023/1085 22.06.2023 kararı)

BAM Kararı

“…Yine müşterek tanık beyanlarına göre davacının çalıştığı ubgt günleri tespit edilmiş, 2020/1e kadarki tüm bordrolar imzalı ve tahakkuklu olduğundan bu dönemler dışlanmış; sonrası için ise yapılan tahakkuklar hesaplamadan mahsup edilmiş ve ödendiği işverence ispatlanamadığından ve KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir.”

Yargı Kararının Değerlendirilmesi

Özellikle son zamanlarda giderek zorunlu hale gelen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yolu ile elektronik imza vasıtası ile manuel ortamda ıslak imzaya gerek olmadan e-imza ile işçilere ücret hesap pusulasının imzalatıldığı görülmektedir.

Hem KEP hesaplarının hem de e-imza uygulamalarının yaygınlaşması sonucu Yasal dayanaklarda değişikliğe gidilmesi gerekmekte olup, e-imza uygulamasının da ıslak imza yerine geçerek herhangi bir idari para cezası yaptırımlarının önüne geçilmesi gerekmektedir.
Çalışanların ücret hesap pusulalarının KEP veya e posta ile gönderilmesi durumunda İş Kanunu’nda belirtilen yükümlülük işletme adına yerine getirilmiş olabileceği sayılmakla birlikte çalışanlarla yaşanılması muhtemel mahkeme süreçlerinde çalışanın ıslak imzasının olmadığından KEP adresi üzerinden veya e posta ile gönderilen ücret hesap pusulalarının işletme lehine geçerli bir belge olarak kabul edilmeme olasılığı göz ardı edilmemelidir.

İşverenlerimize Önemli Bir Tavsiye

Yukarıda belirtilen yargı kararı da dikkate alındığında işverenlerimize; bankadan ödeme yapıyor ve ücret hesap pusulalarının KEP veya e-posta ile göndermiş olmanıza rağmen işçilerin ücret hesap pusulalarının ayrı ayrı düzenlenmesini ıslak imza alınmasını ve işçinin özlük dosyasında saklanmasını önemle tavsiye ediyoruz.

Personel özlük işlemlerinde dijital uygulamalara geçilse dahi, temel dokümanlarda basılı ve ıslak imzalı kopyalarının oluşturulması ve yasal saklama süresince muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Aksi halde denetimlerde 160.800 TL ibraz etmeme cezası ve işveren aleyhine diğer yaptırımlarla karşılaşma ihtimali söz konusu olabilecektir.